스마트오피스의 조건 (1) 다양한 업무형태를 수용하는 업무환경

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스마트오피스의 조건 (1) 다양한 업무형태를 수용하는 업무환경

2018-11-10T22:43:58+00:00

Smart Office (1) Activity-based Working Area

스마트 오피스를 이야기할 때 함께 언급되는 개념이 바로 ‘애자일 워킹(Agile Working)’이다. 애자일 워킹이란 산업군과 직군을 막론하고 변화 속도가 급증한 비지니스 환경 속에서 조직과 그 안의 직원들이 변화에 빠르게 대응할 수 있는 업무 방식을 의미하는데, 이것이 가능하도록 ‘유연하고 생산성이 높은 환경(Flexible & Productive Environment)’을 구현하는 것은 스마트오피스의 큰 방향 중 하나다. 그렇다면 어떻게 이런 업무 환경을 만들어 줄 수 있을까? 물론 산업군과 직군에 따라 그 방법은 매우 다양하지만, 이미 경험적으로 검증된 방법들은 존재한다. 그 중 첫번째는 다양한 업무형태를 수용할 수 있는 업무환경을 구축하는 것이다.

애자일 워킹을 기반으로 설계된 스마트오피스의 예

일의 복잡도가 기하급수적으로 늘면나면서 한 사람이 해야할 일의 종류도 그만큼 많아졌다. 일의 종류만 늘어난 게 아니라 협업할 사람들이 수도 늘어났다. 아침에는 전화와 메신저로 관계자들과 연락을 하면서 미팅 스케줄을 잡아야 하고, 낮에는 사무실로 오기로 한 협력사와 한 시간 정도 미팅을 한다. 오후에는 며칠 후에 있을 발표를 위해 통계자료를 분석하고 보고서를 써야하고, 퇴근 전에는 팀원들과 차를 마시며 15분 정도 업무 브리핑을 해야 한다.

비슷한 일을 해도 사람에 따라 선호하는 환경이 다르지만, 같은 사람이라도 업무에 따라 일을 하는 최적의 업무 공간이 다르다. 앞의 예를 빌리면, 오전에 스케줄링을 할 때는 통화소음이 부담스럽지 않은 오픈된 공간이 좋고, 협력사와 미팅을 할 때는 화이트보드가 설치된 소규모 미팅룸이 필요하다. 혼자 분석 보고서를 쓸 때는 소음과 시선이 차단된 독립공간이 업무를 효율적으로 하는데 도움이 되고, 팀원들과의 티타임은 대여섯명이 앉을 수 있는 소파석이 어울린다.

이렇게 업무 자체를 기반으로 다양한 업무 공간을 사무실 내에 마련하고, 직원들은 언제든지 원하는 공간에서 일할 수 있도록 하는 것이 바로 ‘Activity-based Working Area’ 의 정의다. 다시 말해, 기존의 직급 위주의 지정 좌석이 아니라, 업무내용 기반의 자율 좌석을 기반으로 하는 업무공간이다.

인원과 집중도를 두 축으로 구분한 9가지 활동 기반의 업무공간

위에서 확인할 수 있는 것처럼, 업무 공간은 인원(X축)과 집중도(Y축)라는 두 축에 따라 9가지로 나뉠 수 있다. 하지만 현실적으로 이 모든 업무공간을 갖추기는 어렵고, 업무 형태의 차이가 큰 5가지의 모드만 충족시켜 주더라도 왠만한 업무는 수용이 가능하다. 여기에 소음에 특히 민감한 전화통화를 위한 공간 하나만 추가하면 스마트오피스의 기본으로는 충분하다.

다양한 업무 활동을 수용하는 6가지 업무공간

그런데 여기에서 잊지 말아야 할 점이 하나 있다. 이렇게 다양한 공간을 선택하는 주체는 회사의 인사팀이나 팀장이 아니라, 그 공간을 이용하는 당사자여야 한다는 사실이다. 다시 말하면 누가 어느 공간에서 일을 할 지는 전적으로 직원 개인에게 맡겨야 한다는 것이다. 간혹 스마트오피스를 주도한 팀이나 회사의 중앙부서에서 야심차게 시작한 스마트워크를 빨리 정착시켜야 한다는 생각에 ‘전날 앉은 자리는 절대 앉지 말자’와 같은 캠페인을 벌이기도 하는데, 이는 성인이 된 직원들을 어린아이 취급하는 행위임과 동시에 ‘자율성’이라는 중요한 가치에 커다란 흠집을 내는 행위다.