스마트오피스의 조건 (3) 투명하고 개방적인 업무공간

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스마트오피스의 조건 (3) 투명하고 개방적인 업무공간

2018-11-10T22:43:34+00:00

Smart Office (3) Transparent & Open Working Space

미국 스탠퍼드대 교수인 프랜시스 후쿠야마(Francis Fukuyama)의 저서 <트러스트>에 의하면, 한 사회의 신뢰는 비용과 직결된다. 신뢰도가 낮은 사회는 거래비용이 높고, 기업 투자가 미약하고, 사회적 갈등이 많고, 정부 정책에 대한 불신이 팽배하기 때문에 이를 해결하기 위한 비용이 많이 든다. 즉. 신뢰성이 낮은 사회는 이를 보충하기 위해 많은 비용을 치뤄야만 한다.

프랜시스 후쿠야마(Francis Fukuyama)의 저서 <트러스트>

이는 기업을 포함한 조직에서도 마찬가지다. 신뢰가 낮은 조직은 불필요한 갈등이 잦고, 서로의 진위를 파악하는데 많은 시간이 걸린다. 조직 차원에서 진행되는 정책과 변화에 대해서도 직원들의 불신이 팽배해 이를 완화하는데 많은 금전적.정신적 비용이 소모된다. 특히나 요즘처럼 변화가 빠른 환경에서는 조직의 낮은 신뢰도로 인해 지연되는 시간의 비용이 몇 배 더 커진다.

결론적으로, 조직 내의 신뢰는 더 이상 개인적인 차원으로 치부할 문제가 아니다. 기업은 적극적으로 직원 간의 신뢰가 가능한 업무환경을 조성해야 하는데,  신뢰의 기본은 바로 투명성과 익숙함이다. 쉽게 말해, 서로가 무슨 일을 하는지 쉽게 파악할 수 있어야 하고, 함께 일하는 사람들과 자주 마주쳐 이야기를 나눌 수 있어야 신뢰의 씨앗이 자란다는 의미다.

독일 슈투트가르트 Fraunhofer IAO 연구소의 개방적인 사무실 구조

네덜란드의 스마트오피스에서 ‘투명성(transparency)’과 ‘오픈성(openness)’이 빠지지 않는 이유가 여기에 있다. 업무공간의 가시적인 개방성은 직원들 간의 심리적인 투명성에 큰 영향을 미친다. 우리 팀의 동료가 고객사와 어떤 자료로 어떤 미팅을 하는지가 보이는 투명한 미팅룸, 팀장님의 노트북 화면도 보이는 오픈 데스크, 내가 일하지 않는 다른 층까지 보이는 아트리움 구조 등은 투명성과 개방성을 을 통해 조직의 신뢰도를 높이려는 의도를 갖고 있다.

아트리움 구조 (Atrium Structure) 

아트리움(atrium) 혹은 중정식(中庭式) 구조라 불리는 이 방식은, 건물 중앙에 전층을 관통하는 안뜰을 만들고 맨 위에 투명한 지붕을 덮어 건물 전체의 개방감을 극대화한 건축 방식이다.

스마트오피스 관점에서 아트리움 구조는 여러가지 이점을 갖는다. 앞에서 언급한 것처럼 서로 다른 층에 일하는 직원들도 서로 마주치게 해 줌으로서 간접적인 교류 기회를 만들어 주는 것이 첫 번째. 그리고 건물 전체에 자연광을 들이기 때문에 피로감을 높이는 인공적인 자극(형광등)으로부터 직원들을 보호해 준다. 게다가 자연광이 건물 전체에 들어오니 에너지 절약이 되는 것은 당연하다.

처음에는 이런 오픈성이 부담스러울 수 있다. 하지만 직원들이 자기의 행동을 숨기지 않고 내보이면 점차 직원들은 서로의 행동에 불필요한 관심을 끄고 결과에만 집중하게 된다. 이때 조직적으로도 명확한 업무목표와 기한을 기반으로 ‘성과중심 업무환경(Result-Only Work Environment)’을 도모한다면 그 적응 기간은 크게 단축될 수 있다.

여담이지만, 내 생각엔 투명성을 통해 조직의 신뢰를 높이려는 노력과 정확히 반대되는 행위가 바로 자신의 노트북 화면을 숨기려고 보안필름을 붙이거나, 보안에 민감하지도 않은 미팅을 하면서도 미팅룸의 블라인드를 내리거나, 동료들조차 잘 보이지 않을 만큼 촘촘하게 파티션과 벽을 치거나, 노트북에서 카카오톡 채팅창을 투명하게 설정하고 몰래 메세지를 주고 받는 행동들이다. 이렇게 은밀하게 이루어지는 업무 행태 혹은 이런 행동을 유도하는 업무공간은 점차 사무실을 비밀스러운 곳으로 만들고, 공식적인 정보의 공신력을 부수고, 사적 네트워크를 통한 정보의 의존도를 높이고, 나아가서는 조직 전체의 신뢰도를 떨어뜨릴 수도 있다는 생각이 든다.